Как не дать интересному проекту пропасть.

[rikki_t_tavi]

После отпуска я опять вспомнила про один свой придуманный проект. С придумываниями у меня проблем нет, у меня  проблемы с тем, кто и когда будет это выполнять:)

Но этому внезапно повезло. Я как раз читала сайт с интересными текстами, и там хозяин рассказывает, что начинает проекты, не давая им отправиться в список "когда-нибудь". Пусть еще сыро, пусть недодумано, но если он не начнет, пока воодушевление горит - проект отправится практически на вечное хранение в запасники.

И так это меня внезапно толкнуло, что я решила, не откладывая, начать его делать совместно с мужем. Тем более, казалось, что работы не так много, навалимся - и готово.

И тут я поняла, что не очень хорошо представляю себе - сколько это немного? И мне нужен ясный обзор - с задачами, сроками и дедлайнами. Потому что любой гуру по эффективности повторяет как мантру - если у вас нет дедлайнов, вы ничего так и не сделаете.

Вспомнила любимую Барбару Шер - а у нее как раз в книге "Мечтать не вредно" (Wishcraft) описано, как  составить представление об объемах работы и начать двигаться. На первом этапе - применить обратное планирование и нарисовать блок-схему продвижения.  Обратное планирование - это идея Барбары. Все нормальные планирования идут от сегодняшнего дня - вдаль, к цели, с вопросами "что делаем следующее?". Обратное планирование идет от конечной цели назад. И постоянный  вопрос - "Можем ли мы это получить прямо сейчас?".  Ответ - "Нет, сначала должно быть готово вот это".

Так что я нарисовала в правом верхнем углу конечную цель - причем конкретную. Цель нельзя формулировать абстрактно, нужно спросить себя -как я узнаю, что цель выполнена? Какие будут признаки этого? ( " Мне вручают Нобелевскую премию". "Я работаю в фирме XX". "Проходит моя первая выставка") И вот это и внести в конечную цель. А дальше отступать на шаг, пока не дойдешь до сегоднящшнего дня.

Схема моя разрослась разными ветками - потому что разные ее этапы зависели не только от меня, что-то можно было выполнять параллельно - и ветки соединялись в общей точке, чтобы продолжаться дальше. Когда весь лист был зарисован и план полностью прописан по шагам, я прошла по нему снова и записала примерное время, которое нужно выделить на каждый этап. Посчитав все время, можно было прикинуть - если я начну завтра, когда будет дата исполненной цели.

Внезапно оказалось, что полный цикл займет больше трех месяцев - и это все объективно, вот наглядно видно на схеме, где учтены все шаги. Муж сказал, что ему казалось, что это будет быстрее и проще, но видя схему, где все учтено, вынужден признать - понадобится именно такое время. (Кстати, и расходы можно посчитать по этой схеме -даже такие, до которых сам не додумался)

Мне уже на этом этапе стало спокойнее. До этого задача выглядела "пойди туда, не знаю куда", а сейчас она стала зримой и  охватываемой.

Но это была еще только схема, мне предстояло превратить ее в список задач с четко назначенными сроками. Даже в два списка задач - для меня и для мужа.

Для начала я достала свой календарь на год. Пусть он  на другой год, я соображу. Суббота у него выпадала теперь на середину недели, я сразу эти столбцы закрасила желтым - это будет отдых, нельзя подряд каждый день работать, мы возненавидим дело. Теперь у меня образовались по три дня вокруг середины. В них я начала врисовывать, глядя на схему, сколько дней займет то и это. У меня были фломастеры разных цветов и я проводила сплошную линию через дни - через двадцать или пятнадцать дней - это будет вот такой этап, дальше начнется другой. Дедлайны писала крупно зеленым фломастером, чтобы их было видно с первого взгляда.

Так схема обрела календарную зримость - вот столько закрашенных и записанных месяцев, вот столько времени в объеме на каждый этап. Даже загруженность была видна - в некоторых клетках по нескольку дел, в некоторых свободнее. А некоторые совсем пустые - ожидание чего-то.

После этого я вернулась в ту тетрадь, где рисовала блок-схему, и выписала из календаря все задачи со сроками каждому из нас. У каждого страничка  с задачами, можно их делать и проверять независимо друг от друга. И не расслабляться, сделав порцию одного дела - в списке видно, сколько другого еще нужно делать.

С моей манией конкретности я не удовлетворялась планами "поделать" - мне нужны были измеряемые количества. Если, например, к такому-то числу нужно прочитать справочник - это означает: делим число страниц на число дней, получаем норму на каждый день. Не просто "почитать какое-то время", а к этому числу быть на странице 18, а к этому - на странице 89.

Чтобы понять, реалистичны ли нормы, первые пару-тройку дне я отдала на наблюдения и прикидывания - если норма мала или велика, можно будет все пересчитать.

Теперь посмотрим, как у меня будет получаться:)

Полезности из этого поста.

Подробно, как работать над исполнением мечты и достижением цели  в книгах:
Барбара Шер. Мечтать не вредно.
Barbara Sher. Wishcraft.

Какая должна быть правильная блок-схема и почему в русском переводе ее изобразили неверно.

Календари настенные, подобные моему, но на текущий год.

Рассказ про настенный календарь на год из 2015-го года.

Comments

[what-and-why.livejournal.com]

А сколько времени вот это составление плана заняло?

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Где-то между тремя и четырьмя часами. В два дня.

[what-and-why.livejournal.com]

А, ну это отличный результат для такого глобального плана! По описанию мне показалось, что будет больше.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Я в те дни даже хронометраж вела. Так что посмотрела сейчас точно: 1 час 53 минуты и 1 час 48 минут.

[fnvfnv.livejournal.com]

Обратное планирование это метод Бенджамина Франклина, а вовсе даже не изобретение Барбары Шер. Я про него сто лет назад читала в пересказе Алекса Левитаса.
http://www.levitas.ru/franklin.htm

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Даже в пересказе Левитаса это очень смутно похоже на Шер, а не то же самое.

А уж найти оригинал такого планирования у самого Франклина мне не удалось совсем. Самое близкое - что Stephen Covey в 89-м году в своей книге сочинил систему управления делами по принципу срочности-важности и как вдохновителя по достижению целей назвал Франклина.

Барбара свою книгу написала на десять лет раньше. Что касается Левитаса, ему было шесть лет, когда Барбара придумала свое обратное планирование, и если вы через сорок лет услышали что-то подобное от подросшего Левитаса - он мог уже начитаться и Барбары и Кови и все свалить вместе для зарабатывания.

Но Франклин ничего подобного не сочинял, не придумывал и никому не советовал.

[what-and-why.livejournal.com]

:-) Хм, я тогда могу сказать, что это я придумала обратное планирование в начале 60-х. Просто никому об этом не рассказала :-). Я на самом деле такой метод очень рано для себя изобрела — мне кажется, он естественным образом приходит в голову каждому, кто вообще занимается планированием своих дел.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Я тоже такое придумала для себя - чтобы попадать к сроку какому-то. Но у меня мелкое, обычно чтобы прийти к сроку куда-то в этот день или к отъезду все успеть.

Для проекта, где начать и кончить, не использовала, нет.

[what-and-why.livejournal.com]

Да, я тоже для больших проектов не пробовала такое применять — просто потому, что обычно очень много неопределённостей, связанных с третьими сторонами.

У нас ремонт дома с некоторой натяжкой можно было назвать обратным планированием: мы должны были улететь на месяц, билеты были куплены заранее, и надо было до этого дня успеть перевезти все вещи в новый дом и освободить старый дом. Всё было распланировано от этой даты в обратную сторону на три месяца. Но в реальности рабочие постоянно опаздывали с каждым этапом, и у них всегда была куча важных причин для этого. В результате мы всё-таки переехали в назначенный день и улетели, но некоторые пункты плана пришлось просто вычеркнуть. Сделали только самое необходимое.

[himba.livejournal.com]

Это точно не ее изобретение. Этот прием достаточно хорошо известен в бизнесе, просто его для личных целей мало кто использует.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

"Хорошо известен" - это что на практике?
Все, что я читала, было "планирование следующего шага". Не предыдущего.

Если вы покажете мне книгу, где рассказывается именно такая схема - с предыдущими шагами, плюс не список, а именно рисуется блок-схема, и автор написал ее ранее 79-го года - тогда можно будет разговаривать. Именно о "точно не ее изобретение". Прямо вот так - "точно" - и "не ее".

[himba.livejournal.com]

Этот способ используется в менеджменте проектов нууу... лет так сто, наверное. Источник - любая книга по управлению проектами, project management. Вот там как раз блок схем и всяких scenario planning богато. Я сейчас не вспомню, кто лично меня ему научил, но это было задолго до того, как книги Шер были переведены на русский.

Мне кажется, фишка Шер не в том, что она его изобрела, а в том, что она этот чисто консалтинговый / управленческий опыт приспособила для достижения личных целей.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Я не люблю говорить без фактов:)

Просто дайте мне "любую книгу по управлению проектами", где точно есть этот метод, и книга напечатана до 79 года.

То, что вас научили в какое-то время - ничего не значит:) Вообще ничего!

Барбара могла придумать это в 79-м году, кто-то, прочитав у нее, написать про такое же в 2004, вы у этого кого-то узнать в 2021, а книги ее могли быть до сих пор не переведены.

И все это не отменяет факта, что она это придумала. От кого вы узнали - дело стописятое.

Я знаю русского автора, который не читал Барбару, прочел про это у меня в блоге, а потом написал в своей книге - все коучи так делают - и дальше пересказал то, что я пересказала из Барбары.

Вон наверху уже привели Левитаса и Франклина. Мол, у них все раньше.
Но Франклин вообще ничего подобного никогда не сочинял, не писал и не предлагал. Я случайно только что читала его автобиографию и письма по-английски. Так что вся история - художественный свист, в котором собраны кусочки нескольких книг про бизнес-менеджмент американских ( я со свойственным мне занудством все их отыскала - и знаю и авторов и главу, в которой что-то такое мелькало) - но никакого Франклина там не лежало.

[himba.livejournal.com]

Возможно, я выразилась не совсем так.
Обратное планирование - это common knowledge. Существует настолько давно, что мало кто уже вспомнит, откуда у него растут ноги. Указать точно, кто его придумал, примерно так же возможно, как указать, кто придумал Дорический ордер. Современные его формы примерно того же возраста, что индустриальная революция.
Оно используется везде, где есть хоть какое-то планирование - производство, строительство, бизнес, консалтинг и так далее. Например, с 1949 года его используют для планирования расписаний в учебных заведениях. https://en.wikipedia.org/wiki/Backward_design

Почитать, где - реально в любой книге о менеджменте, планировании, менеджменте проектов. Могу для начала порекомендовать обзор в Википедии: https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management
Лично я предпочитаю методологию Six Sigma: https://en.wikipedia.org/wiki/Six_Sigma Обратное планирование в этой системе называется right-to-left planning.

Ну и если бы его изобрела Шер, оно называлось бы ее именем, как диаграммы Венна или графики Гантта. :-)

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Мне неубедительно:)
То, что я посмотрела по вашим ссылкам и словам - оно такое общее, все про даты - либо отсюда копаем и к какой-то дате выплывем, либо от даты окончания пытаемся втиснуть до сегодняшнего дня.

А в учебе вообще какие-то нефизические цели и ценности, которые нужно помнить на протяжении учебы. И там не расписание, как я понимаю - а учебный план по предмету придумывается.

Ни одно из этих чтений мне не дало бы инструмент для того, что я сделала. Более того этот справа налево метод критикуется в пользу слева-направо - то есть последовательности следующих прирастающих шагов, а дедлайн - как выйдет.

В общем, я вам верю, что вы оттуда узнали и что-то применяете с пользой для себя.

Но я узнала технику именно от Барбары. И именно в неразмазанном виде - без всяких жизненных ценностей и миссий - а для планирования конкретных персональных проектов, и именно в виде удобной и наглядной блоксхемы с пошаговыми задачами.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Да, кстати, а отчего вам так важно доказать мне, что это не Шер придумала?

Что случится, если она первая об этом проговорила? Это как-то обесценит ваши знания, полученные в других местах?

[himba.livejournal.com]

Могу задать встречный вопрос - почему так важно, что это придумала именно она, и придаст ли это дополнительный вес вашим знаниям :-)

Просто поправка некорректного утверждения, ничего больше. Заслуг Шер в популяризации техники для тех, кто далек от индустриального планирования, я до сих пор не отрицаю.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

А мне не было важно. Не я ведь пришла к вам, рассказываюшей о методе сигма сикс и стала говорить - нет, нет, это не они придумали! Это было до них!

Даже если бы было до них и я знала, у меня не появилось бы импульса за это бороться - а у вас появился.

Вот я и спрашиваю - отчего вам это важно? Может мы удовлетворим это ваше "важно" и дело само закончится?

Вам важно признание, что читатели Шер далеки от индустриального планирования, а вы, наоборот, близки к нему и много знаете? Давайте я с этим соглашусь!

[milamuza.livejournal.com]

Обожаю Ваши посты, Алика! Можно просьбу не по теме, я пыталась найти у Вас в ЖЖ что-нибудь про интересные места в Сан-Франциско, но не нашла, а мне казалось, что Вы писали, если нетрудно, не могли бы Вы подсказать, по какому тэгу искать? Дело в том, что мы на 4 дня на следующей неделе прилетаем в Сан-Франциско, один день хотим просто погулять по городу, посмотреть, покушать, хотелось бы местного, не сетевого. Благодарю.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Мне кажется, я не писала вот так прицельно... Только в общем.

[milamuza.livejournal.com]

Прицельно точно нет, кажется упоминались какие-то места. Единственное, что я нашла - пост в котором упоминается комиссионный магазин со всякими художественными товарами.

[himba.livejournal.com]

Ремонт затеяли? 😊
Trick с календарем, пожалуй, позаимствую. Вокруг полно людей, которые недооценивают количество времени (и усилий), нужных для выполнения задач. В том числе из-за того, что воспринимают задачу как что-то, что будет выполняться немедленно, непрерывно, и кроме нее больше никто ничем заниматься не будет.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Люди вообще катастрофически не умеют считать!

А то, что представляют в уме - даже близко не имеет отношения к реальности. И да - все воображают действия без перерывов:)

Я тоже, кстати, не умею абстрактно вообразить - потому и люблю считать все.

[himba.livejournal.com]

Меня эти темы занимают. Часто люди просто не могут себе представить ничего долго- или даже среднесрочное.
Я же как убер-долгосрочный планер, например, могу с уверенностью сказать, что многие события на горизонте одного года (к примеру) предсказуемы на 99%. Мы знаем, когда будет Пасха и Рождество (и каникулы), когда будет кубок по футболу, когда день рождения и
т.д. Эти ‘вехи’ уже дают возможность разметки. Но я при этом выросла в окружении, в котором следующая неделя была чем-то неведомым.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Праздники и события у меня все внесены в календарь садовода(зачеркн.) крафтера:)

и да, когда я людям показываю на пальцах, за сколько нужно готовить товары к какому событию - всех удивляет страшно.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Идея с календарем - тоже Шеровская, специально для тех, кто времени не ощущает - а тут наглядно видит, что даже крупное дело может быть выполнено - через месяцы и года.

[timur0.livejournal.com]

Как увлекательно описано составление сетевого графика и диаграммы Ганта! Осталось вспомнить, что существует Ms Project и куча другого софта для правления проектами . Впрочем, сам тоже предпочитаю рисовать от руки, по крайней мере на ранних этапах.

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Мы покрутили идею приложений. Но я не люблю распыляться в несколько мест. Вот есть у нас большая тетрадь для этого дела - пусть будет все там, все знают, где найти, все наглядно, на каждом совещании можно вычеркивать сделанное и составлять новые подсписки на ближайшее время.

[the-paper-plane.livejournal.com]

я просто зашла бурно поаплодировать глубине подхода. при том, что я любитель планировать и неплохо справляюсь, это прямо высший пилотаж!

[rikki-t-tavi.livejournal.com]

Спасибо:)

[lovingcat.livejournal.com]

А можно я просто скажу спасибо? :)))))

Идея обратного планирования для меня не нова, но меня удивило, что ее можно продолжить. Особенно меня покорило -выписать для каждого отдельный список с планами и задачами (т.е.есть общий, по проекту, что нужно сделать, и у каждого есть свой собственный, который он может отрабатывать, не вычисляя поминутно, что его "зона ответственности" и что не его)
Мне раньше казалось, что составить такой план, это страшно долго, а почитала вас (сутки ходила, обдумывала, возвращалась и перечитывала), и поняла, что вот это "страшно долго" только в моей голове. А вот это расписать по пунктам и дедлайнам для каждого в отдельный список, это плюс 15мин к общему плану (который я все-равно пишу :))))

вообщем, спасибо за ваш опыт :))))
прекрасно понимаю, что раньше времени не расскажете, что это за совместный проект, но теперь вся аудитория будет лопаться от любопытства :))))

[elka-palka.livejournal.com]

Оооо, зависть :)) С меня каждую четверть подобное требуют (вот прям сейчас я от этого прокрастинирую), а я каждый раз ни бе, ни ме и стараюсь оттянуть всеми силами.

[kotik-vorkotik.livejournal.com]

О, для меня такое обратное планирование оказалось очень важным в плане получения денег)) Грант в науке не дадут, пока ты подробно (поквартально) не опишешь все свои действия. А начинать надо именно с конца - описания того, какую научную задачу ты хочешь решить. Собственно 75% ученых отсеиваются именно на стадии планирования - не умеют ни планировать, ни описывать это. Гораздо легче по старинке собрать какие-то материалы а потом на основе их что-то написать-решить.